Umowa na wykonanie strony internetowej - co musi się w niej znaleźć

Umowa na wykonanie strony internetowej to najprostszy sposób, żeby uniknąć sporów o to, co miało być na stronie, ile kosztują poprawki i do kogo należy gotowy projekt. Poniżej przechodzę punkt po punkcie przez to, co powinno się w niej znaleźć. Traktuj to jako praktyczną listę kontrolną właściciela firmy - nie jestem prawnikiem, więc przy dużych i nietypowych projektach warto dać umowę do przejrzenia specjaliście.

Po co umowa, skoro jest oferta w mailu?

Oferta mówi, co wykonawca proponuje. Umowa mówi, na co się obie strony zgodziły i co się dzieje, gdy coś pójdzie inaczej niż w planie. Przy stronie internetowej takich sytuacji jest sporo: teksty przychodzą później, pojawia się pomysł na dodatkową podstronę, a po starcie okazuje się, że nikt nie wie, kto ma hasła do hostingu.

Mail z akceptacją oferty też jest jakąś formą porozumienia, ale rzadko opisuje prawa autorskie, odbiór czy dostęp do domeny. A to właśnie te punkty są potem najdroższe do wyjaśniania.

Zakres prac - najważniejszy punkt umowy

Większość nieporozumień bierze się z niedookreślonego zakresu. Zapis „strona firmowa z formularzem” można rozumieć na dziesięć sposobów. Dobry zakres jest konkretny:

• lista podstron, np. strona główna, 4 podstrony usług, o firmie, realizacje, kontakt;
• funkcje, np. formularz kontaktowy, blog, galeria, wersje językowe, mapa dojazdu;
• materiały, czyli kto pisze teksty i kto dostarcza zdjęcia - to zmienia zarówno cenę, jak i termin;
• SEO i wersja mobilna - czy w cenie jest podstawowa optymalizacja i dopasowanie do telefonów;
• czego nie ma w zakresie, np. sklepu, sesji zdjęciowej czy stałej opieki po starcie.

Przy stronie z blogiem albo sklepem dopisz też, ile wpisów lub produktów wprowadza wykonawca, a ile dodajesz sam po krótkim przeszkoleniu. To jeden z punktów, który najczęściej rozjeżdża się w oczekiwaniach.

Jeśli zakres jest dłuższy, wystarczy załącznik do umowy. Ważne, żeby obie strony mogły do niego wrócić za trzy miesiące i nie musiały się domyślać.

Terminy, etapy i poprawki

Harmonogram zależny od materiałów

Termin wykonania strony prawie zawsze zależy od tego, kiedy wykonawca dostanie teksty, zdjęcia i uwagi. Uczciwy zapis mówi to wprost: np. termin liczony od dostarczenia materiałów, a nie od podpisania umowy. Warto też rozpisać etapy - projekt, akceptacja, wdrożenie, poprawki, publikacja. Więcej o tym, ile trwa każdy z nich:

Rundy poprawek

Poprawki są normalną częścią pracy, ale bez limitu projekt może trwać w nieskończoność. Umowa powinna określać, ile rund poprawek jest w cenie na każdym etapie i co dzieje się z kolejnymi - czy są wyceniane osobno i według jakiej stawki.

Cena i płatności

Najbezpieczniej, gdy cena jest ryczałtowa, czyli stała za opisany zakres. Wtedy wiesz, ile zapłacisz, a wykonawca wie, co ma dostarczyć. Częstą praktyką jest zaliczka na start i reszta po odbiorze albo płatność w transzach za kolejne etapy.

Przykładowy, często spotykany podział przy stronie firmowej to część ceny na start, np. 30-50%, a reszta po odbiorze. Przy większym projekcie płatność może iść za kolejne etapy: projekt graficzny, wdrożenie, publikację. Taki układ jest uczciwy dla obu stron - wykonawca nie pracuje miesiącami bez wynagrodzenia, a Ty nie płacisz całości za coś, czego jeszcze nie widziałeś.

W umowie sprawdź też, czy cena jest podana netto czy brutto, jakie są terminy płatności i jak wyceniane są prace spoza zakresu. Dobry zapis mówi, że każda dodatkowa praca jest najpierw wyceniana i akceptowana przez Ciebie, a dopiero potem wykonywana.

Zobacz też: tworzenie stron internetowych · współpraca zdalna - cała Polska

Prawa autorskie i licencje

Przeniesienie praw czy licencja?

Projekt graficzny, teksty i kod strony są utworami, więc warto ustalić, kto ma do nich prawa. Najczęściej zamawiający chce przeniesienia autorskich praw majątkowych do projektu i treści przygotowanych dla niego. Alternatywą jest licencja, czyli zgoda na korzystanie na określonych zasadach.

Zdjęcia, czcionki i wtyczki

Nie wszystko, co jest na stronie, wykonawca może Ci przekazać na własność. Zdjęcia ze stocków, płatne czcionki czy wtyczki premium są objęte licencjami producentów. Umowa powinna mówić, na kogo są wykupione licencje i co się z nimi dzieje po zakończeniu współpracy - np. czy roczna licencja na wtyczkę przechodzi na Ciebie.

Domena, hosting i dostępy

To punkt, o którym wiele umów milczy, a który decyduje o tym, czy strona jest naprawdę Twoja. Zapisz w umowie, że domena jest zarejestrowana na Ciebie albo na Twoją firmę i masz dostęp do jej panelu. Jeśli strona ma stać na Twoim hostingu, po odbiorze dostajesz dane logowania do hostingu i konto administratora strony. Jeśli zostaje na hostingu wykonawcy, np. w ramach opieki, umowa powinna gwarantować, że na żądanie dostaniesz pełną kopię strony i pomoc w przeniesieniu. Wtedy zmiana wykonawcy w przyszłości to formalność, a nie problem.

Odbiór, gwarancja i opieka po starcie

Umowa powinna opisywać, jak wygląda odbiór strony: czy wystarczy akceptacja mailowa, ile masz czasu na sprawdzenie i co, jeśli nie zgłosisz uwag. Dobrym zwyczajem jest też okres, w którym wykonawca bezpłatnie poprawia błędy wynikające z jego pracy, np. formularz, który nie wysyła wiadomości.

Stała opieka nad stroną - aktualizacje, kopie zapasowe, drobne zmiany - to zwykle osobna usługa z osobnym zakresem. Warto od razu ustalić, czy jest w cenie, czy nie, żeby po starcie nie było zaskoczeń.

Odstąpienie i zakończenie współpracy

Nikt nie zaczyna współpracy z myślą o jej zerwaniu, ale umowa powinna przewidywać taką sytuację. Zapisz, co się dzieje, gdy wykonawca nie dotrzymuje terminów z własnej winy, a co, gdy to Ty wstrzymujesz projekt albo rezygnujesz w połowie. Najczęściej rozlicza się wtedy etapy już wykonane, a Ty dostajesz dotychczasowe pliki i dostępy.

Przy dłuższych projektach przydaje się też zapis o karach umownych za opóźnienia, ale działający w obie strony - także gdy opóźnienie wynika z braku materiałów od zamawiającego. Jednostronne kary zwykle tylko psują współpracę.

RODO: kiedy potrzebna jest umowa powierzenia

Jeśli wykonawca ma dostęp do danych osobowych Twoich klientów - np. do wiadomości z formularza zapisanych w panelu strony albo do bazy zamówień - potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych. Może być osobnym dokumentem albo częścią umowy głównej. Przy prostej stronie, gdzie formularz wysyła wiadomości tylko na Twój e-mail, jest to zwykle mniej istotne, ale przy opiece nad stroną i sklepach - obowiązkowe.

Czerwone flagi w umowie na stronę

• Zakres opisany jednym zdaniem, bez listy podstron i funkcji.
• Brak słowa o prawach autorskich albo tylko licencja bez określenia warunków.
• Domena zarejestrowana na wykonawcę albo brak prawa do kopii strony przy zakończeniu współpracy.
• Pełna płatność z góry przy nowej, nieznanej współpracy.
• Abonament bez możliwości rezygnacji i bez prawa do przeniesienia strony po jego zakończeniu.
• Brak zasad odbioru - nie wiadomo, kiedy praca jest skończona.

Pytania, które warto zadać wykonawcy jeszcze przed podpisaniem umowy, zebrałem w poradniku jak wybrać wykonawcę strony internetowej w Pile - pasują do każdego miasta.

Podsumowanie

Dobra umowa na wykonanie strony internetowej nie musi być długa, ale musi być konkretna: jasny zakres, harmonogram, limit poprawek, cena z zasadami dopłat, prawa autorskie z polami eksploatacji i domena z hostingiem zapisane na Ciebie. Te punkty chronią obie strony i oszczędzają nerwów po starcie. Jeśli planujesz nową stronę, zobacz, jak wygląda tworzenie stron internetowych dla firm w KRC Studio, albo napisz - zakres i cenę ustalimy na piśmie, zanim zaczniemy pracę.